Hỏi: Xin chào các anh chị trong nhóm Blog Quản trị nhân sự,
Giám đốc công ty em đưa rất nhiều người thân vào làm việc. Phòng nhân sự ngại cũng không hỏi yêu cầu họ nộp hồ sơ. Mặt khác, Giám đốc bảo không cần lấy hồ sơ nữa vì mình biết chắc chắn họ là ai nên nếu xảy ra vấn đề gì cũng không ngại. Công ty của em vừa rồi có cơ quan Thuế xuống quyết toán. Và họ quyết định là Người lao động mà không có hồ sơ cá nhân hoặc có hồ sơ cá nhân mà giấy tờ không có công chứng, thì những chi phí tiền lương công ty trả cho những trường hợp này (lương tháng, BH, phúc lợi,…) sẽ không được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Phòng kế toán lại quay sang đổ lỗi cho Phòng nhân sự. Các anh chị cho em hỏi Cơ quan Thuế quyết định như vậy có đúng không ạ?

Trả lời: Theo mình hiểu, không có quy định cụ thể của Luật Thuế nói rõ là phải có hồ sơ nhưng thuế có cơ sở bóc vì bản chất Hồ sơ lao động là 1 phần chứng từ gốc của bộ thanh toán chi phí lương. Để chi phí lương với một lao động được tính vào chi phí hợp lý thì cần có hồ sơ theo quy định của Pháp luật (có thể tham khảo Luật Lao động 2012, Nghị định số 03/2014/NĐ-CP; Thông tư 20/2003/TT-BLĐTBXH,..)
Thường bộ hồ sơ phải có ít nhất các thứ sau:

- Sơ yếu lý lịch có đóng dấu của UBND cấp xã nơi người lao động đăng ký hộ khẩu thường trú.

- Giấy khám sức khỏe (có thời hạn trong vòng 6 tháng)

- Với các vị trí đòi hỏi trình độ văn hóa, chuyên môn, tay nghề nhất định, thì phải có bản sao/công chứng của văn bằng, giấy chứng nhận nghề liên quan. 

- Hợp đồng lao động (bằng văn bản). Như vậy, trường hợp của em nên hoàn thiện hồ sơ lao động với những giấy tờ cần thiết nêu trên để được đảm bảo quyền lợi của công ty và trách nhiệm của NLĐ. Vì ngoài việc trên còn những việc khác liên quan đến phải có hồ sơ cá nhân của lao động ( kê khai lên CQ BH,…)